Le mot d’ordre en mesure de performance : gardez ça simple!

C’est fait, vous avez établi les bases pour bien conceptualiser votre tableau de bord. Vous avez défini le besoin récurrent, l’audience, la fréquence et vous êtes prêt à travailler en équipe. Maintenant, quoi mettre dans votre tableau de bord?

Pour avoir accompagné bon nombre d’entreprises, voici quelques conseils d’usage à respecter lorsque vous créez un tableau de bord :

1- N’oubliez pas le mot “clés” dans indicateurs clés de performance

Malheureusement, dans bien des cas, l’identification des indicateurs débute par un fastidieux exercice de brainstorm où tout un chacun y va de sa liste exhaustive. En réalité, les indicateurs clés de performance, comme le nom l’indique, devraient se limiter à ce qui compte vraiment pour votre organisation. Ils sont liés au succès et aux objectifs de votre organisation ou de votre département. Le reste devrait venir en soutien à ces indicateurs et pouvoir aider à comprendre la performance des indicateurs clés.

Assurez-vous d’avoir une hiérarchie d’indicateurs qui culminent avec les fameux indicateurs clés. À titre d’exemple, dans le domaine du commerce de détail, les ventes brutes pourraient être un indicateur clé de performance, mais le nombre de transactions par client, le panier moyen et le nombre de clients actifs pourraient être des métriques explicatives en soutien aux ventes brutes. De la sorte, si les ventes brutes chutent, on pourra savoir si c’est dû à une diminution du nombre de clients, à une diminution des transactions par client ou encore, à une diminution du panier moyen.

2- Faites la distinction entre une dimension et une métrique

Une autre raison pour laquelle on peut aboutir à une (trop) longue liste d’indicateurs est que l’on inclut la notion de dimension dans nos métriques. Par exemple, si on a deux métriques : ventes brutes en ligne et ventes brutes en magasin, l’une des deux est de trop. En effet, on devrait avoir une seule métrique ventes brutes, mais que l’on creuse en fonction du canal de vente (dimensions magasin vs en ligne). On peut ainsi concevoir un tableau de bord permettant d’aller creuser selon différentes dimensions tout en gardant le nombre de métriques limité. Cela évite aussi d’avoir un tableau de bord qui tient sur plusieurs pages.

L’important est que vos indicateurs clés de performance soient au vert et si ce n’est pas le cas, vous devez avoir la possibilité de trouver une réponse facilement et rapidement.

3- Assurez-vous d’avoir un comparatif

Un indicateur clé sans comparable ne vaut pas grand-chose. Par exemple, pour un mois donné, vous avez des revenus de 5M$, est-ce bon? On base souvent le comparatif par rapport au temps : année sur année, mois précédent, semaine précédente… Vous pouvez également avoir un comparatif face à un objectif à atteindre ou encore, à une prévision qui aura été établie grâce à un modèle prédictif par exemple. L’important est d’utiliser le comparatif qui est pertinent à votre contexte d’affaires et qui vous permettra d’identifier rapidement les problématiques.

4- Visualisation des données

Ne négligez pas l’apparence de vos tableaux de bord. En plus de présenter les bonnes métriques, il faut aussi bien les présenter. Encore une fois ici, on garde ça simple! Tout ce qui n’est pas nécessaire à la compréhension haut niveau des données/graphiques devrait être retiré.

Qui a besoin de savoir que ce mois-ci nous avons fait des ventes de 234 567,89$? À moins d’avoir un besoin de précision extrême, retirez les chiffres après la virgule et arrondissez, particulièrement pour ces grands nombres. Même chose pour les échelles dans les graphiques, évitez les décimales!
Allez-y avec les couleurs intuitives : rouge = négatif et vert = positif. Ce n’est pas le moment de montrer votre créativité en inversant ces significations.
Utilisez les accents de couleur pour faire ressortir l’essentiel. Les légendes devraient être plus pâles et petites que vos indicateurs eux-mêmes.
Gardez les mêmes formats et codes de couleur d’un graphique à l’autre, vous économiserez de l’espace pour les légendes.
Privilégiez des titres courts allant droit au but ou encore, les icônes. Assurez-vous que la période représentée dans le tableau de bord soit clairement indiquée en haut du rapport (et non pas à chaque métrique).
Utilisez des abréviations. Vous présentez un tableau mensuel? C’est déjà écrit dans le titre, nul besoin d’écrire chaque mois dans les quatre graphiques du tableau de bord. Utilisez la première lettre du mois tout simplement.

Voici un exemple simple d’une métrique clé présentée dans un tableau de bord. Il fallait voir les ventes du dernier mois (métrique clé), la variation année sur année avec un indicateur visuel (comparatif), ainsi que la tendance des derniers mois (vision long terme). Le graphique ainsi que les données présentées sont épurés au maximum, tout en révélant l’essentiel.