Documenter un projet BI : Une étape aussi nécessaire qu’importante 

Que ce soit pour donner un coup de main à votre mémoire ou pour faciliter le partage de connaissances entre collègues, la documentation aide à simplifier la gestion de vos projets BI. Certes, elle peut parfois sembler laborieuse et ardue, mais elle est un passage obligé pour assurer le succès à long terme de vos projets BI.  La documentation doit être considérée comme une partie intégrante du cycle de vie du projet, particulièrement en intelligence d’affaires ou la complexité fait souvent partie du projet lui-même! 

Que veut-on dire par « Documentation d’un projet BI »? 

Documenter un projet BI signifie de consigner de façon systématique toutes les étapes d’un projet : les décisions qui ont été prises et leurs raisons, les sources de données, les modèles d’analyse créés, les résultats obtenus… En d’autres termes, cela signifie de créer un support écrit, qui peut inclure des visuels, qui couvre l’ensemble du projet de sa conception à son déploiement. 

Pourquoi documenter un projet BI?  

La documentation permet, à toutes les étapes d’un projet, de sauver du temps en préservant et en partageant les connaissances acquises tout au long du dit projet, ce qui facilite la collaboration au sein d’une équipe (surtout lorsqu’il y a plusieurs départements d’impliqués).  Elle promeut la transparence, l’organisation, ainsi que la responsabilité auprès du client. Elle peut aussi servir à des fins: 

• D’audit et de conformité 
• De formation et d’intégration de nouvelles ressources  
• D’outil d’amélioration continue des processus utilisés 

Comment documenter un projet BI?  

Il y a plusieurs moyens qui peuvent être utilisés pour documenter un projet, et le ou les moyens utilisés dépendent de plusieurs facteurs comme vos besoins (comme la grosseur de votre entreprise ou de l’équipe, les besoins de collaboration, l’intégration avec d’autres outils que vous utilisez déjà ou l’ampleur du projet) et vos préférences.  

Il existe des solutions faites spécifiquement pour ce besoin, telles que Confluence et Jira, mais des outils comme OneNote ou Excel peuvent très bien faire l’affaire pour débuter.  Lorsque vous serez plus habitué à documenter vos projets, il vous sera possible d’évaluer si vous avez besoin d’un outil qui propose d’autres fonctionnalités plus avancées. 

Ce qui doit être documenté dans un projet BI :  

• En quelques lignes, l’aperçu du projet, sa vue d’ensemble, le contexte et l’objectif; 
• Les sources de données, leur modélisation et l’architecture globale; 
• Les outils utilisés à chaque étape; 
• Les métriques voulues, les méthodes d’analyses; 
• Les rapports et tableaux de bord, les maquettes pour le choix de design; 
• Les minutes des rencontres de suivi avec la liste des pistes d’actions identifiées; 
• Un résumé des conclusions tirées tout au long du projet :  
  • Les défis (contraintes et décisions) 
  • Les bons coups 
  • Les améliorations possibles 

Si le projet BI évolue dans le temps, il faut s’assurer que la documentation évolue aussi en parallèle. N’oubliez pas, la documentation d’un projet BI fait partie intégrante du projet! 

En conclusion 

La documentation reste une partie fondamentale du bon déroulement et du succès de vos projets BI. Il est important de prendre le temps de la créer et de la mettre à jour au fur et à mesure du projet. Ceci vous permettra de recueillir et de conserver les connaissances acquises tout au long du projet, tout en facilitant la collaboration dans les équipes et en assurant la pérennité des solutions mises en place. Peu importe la façon ou les outils utilisés, il est possible de commencer petit et de garder en tête qu’il s’agit d’un processus en constante évolution.  

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